Ketika pimpinan akan melakukan perjalanan bisnis kita Sebagai seorang sekretaris tentunya harus mempersiapkan segala keperluan yang nantinya diperlukan oleh pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Mulai dari persiapan transportasi, akomodasi hingga dokumen bahkan daftar perjalanan yang akan dilakukan selama melakukan perjalanan dinas, agar memudahkan pimpinan kita dalam menjalankan tugasnya.

Oleh karena itu disini saya akan membahasnya satu per satu.

Macam-macam Persiapan Perjalanan Bisnis

1.       Persiapan Transportasi

Kita sebagai sekretaris harus mempersiapkan pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas apakah melalui jalur darat, udara, maupun laut. Sekretaris juga harus mempertimbangkan efektif dan efisiennya dari perjalanan yang akan ditempuh oleh pimpinan melalui transportasi yang akan dipilih. 

Karena setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda.

�      Transportasi Darat meliputi :

Mobil dinas/perusahaan, travel, bus, kereta api, taxi, mobil sewa, maupun mobil pribadi.

�      Transportasi Laut menggunakan kapal laut.

�      Transportasi udara menggunakan pesawat terbang.

2.       Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalan bisnis/dinas. Pemesanan tempat yang baik untuk keperluan akomodasi/hotel hendaklah dilakukan dengan teliti, dengan memberika alamat dan nama yang jelas selengkap-lengkapnya, juga nama sekretaris yang memesan beserta nomor teleponnya. Selain itu seorang sektretaris ketika memesankan sebuah kamar untuk pimpinannya terlebih dahulu ia juga harus menanyakan apakah pimpinan membutuhkan fasilitas tententu .

3.       Persiapan Keuangan

Persiapan keuangan adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Pastikan alat pembayaran lainnya yang besifat emergency juga telah dipersiapkan dengan baik untuk perjalan pimpinan, misalnya kartu kerdit, traveller, check dan sebagainya. Sekretaris harus mempersiapkan jauh hari sebelum kebarangkatan pempinan dengan mengajuka permintaan uang muka perjalanan dinas pimpinan kepada bagian keuangan.

Pengajuang uang muka perjalanan dinas biasanya dilakukan 7 hari sampai 10 hari sebelum perjalan dinas dilakukan. Uang muka perjalanan adalah permintaan uang muka pimpinan akan biaya perjalanan yang masih akan dipertanggungjawabkan karena biaya-biaya tersebut masih bersifat sementara, karena masih biasa berkurang maupun bertambah.

Adapun biaya yang diperlukan meliputi :

a.       Biaya tranpotasi (pulang, pergi dan selama tugas dinas)

b.      Biaya akomodasi

c.       Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan

d.      Uang saku

e.      Uang Lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)

f.        Biaya lainnya.

4.       Persiapan dokumen

Maksudnya adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalha yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur, dll.

Jika pimpinan mengadakan perjalanan dinas untuk mengikuti konferensi, seminar, rapat dians dll. Sekretaris sudah harus mengadakan persiapan jauh hari sebelumnya. Persiapan itu berupa materi, naskah, dan bahan yang kan menjadi topic pembicaraan sesuai dengna cara atau agenda yang sudah ditetapkan.

Adapun kegunaan daripada dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

ü  Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya.

ü  Sebagai alat bukti/data suatu keterangan

ü  Melestarikan dokumen dari kemusnahan

ü  Sebagai bahan penelitian

ü  Mengembangkan koleksi dokumen

ü  Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

Sedangkan macam-macam dokumen perjalanan bisnis sendiri dibagi menjadi 2 yaitu Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal

Dokumen Internal :

௲   Surat tugas

௲   Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

௲   Jadwal perjalanan dan peta

௲   Petunjuk akomodasi

௲   Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

Dokumen Eksternal

☻    Passport

Merupakan dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga Negara yang diberi ijin untuk beperigan ke Negara asing. Passport ini diperoleh dari kantor imigran setempat.

☻    Visa

Adalah tanda masuk yang di cap pada lembaran paspor unti mengunjungi suatu Negara dan tinggal dalam waktu tertentu atau ijin tingga di negara asing dalam waktu tertentu. Visa baru diurus bila passport sudah jadi, dan dibuat di kantor kedutaan Negara yang akan dikunjunginya.

☻    Kartu sehat/yellow card

☻    Asuransi KTP dan surat-surat penting lainnya

☻    Fiskal (khusus untuk keluar negeri)

Adalah sesuatu yang berhubungna dengna keuangna terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan di bandara.

☻    Exit permit

MUTASI PERSONIL KANTOR

Mutasi Personil Kantor

Dalam kantor mungkin sering terjadi Mutasi Personil Kantor, yang bertujuan untuk menyegarkan suasana kerja maupun menjadi penyemangat dan menjadikan persaingan secara sehat antar karyawan.

Mutasi Menurut KBBI adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekrjaan seorang karyawan, baik secra horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikan(promosi dan demosi)

Lalu atas Mutasi itu diingikan oleh siapa, Mutasi dapat didasarkan atas keinginan perusahaan maupun keinginan dari karyawan itu sendiri

1.       Mutasi atas keinginan perusahaan.

Alasan suatu perusahaan melakukan mutasi personil kantor ialah:

x        Guna menjamin kelangsungan hidup karyawan, apabila karyawan tersebut kurang cakap atau tidak mampu lagi melaksanakan tugasnya

x        Mutasi dimaksudkan untuk suasana penyegar, magsudnya adalah penyegaran suasana kerja agar karyawan tidak merasa jenuh dengan tugas dan pekerjaannya yang itu-itu saja

x        Memberikan kesempatan karyawan untuk mengembangkan sesuai minat dan bakatnya.

2.      Mutasi atas Keinginan Karyawan

Mengapa seorang karyawan menginginkan pemindahan jabatan atau mutasi kanto dikarenakan beberapa hal diantaranya :

�      Karyawan tersebut sudah merasa tidak nyaman dengan pekerjaannya saat ini

�      Karyawan merasa sudah tidak mampu mengerjakan pekerjaan-pekerjaannya saat ini dikarenakan kondisi fisik yang sudah tidak mendukung

�      Karyawan tersebut merasa pekerjaan tersebut tidak sesuai bakat dan minatnya

�      Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan atasannya/pemimpinnya

Cara Mutasi

A.  HORIZONTAL (Rotasi Kerja)

Adalah cara mutasi secara rotasi kerja, maksudnya adalah mutasi personil kantor yang dilakukan dengan pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan ke posisi/jabatan lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan pangkat/jabatan.

Manfaat Mutasi kantor system horizontal :

௲   Memenuhi karyawan di bagian lain, sehingga perusahaan tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

௲   Memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, bakat, dan keahliannya.

௲   Mengatasi rasa jenuh dan bosan para karyawan dengan pekerjaan, dan suasana tempat kerja

௲   Memberikan motivasi para karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

B.  VERTIKAL

Mutasi system vertical ini sendiri dibedakan lagi menjadi dua yaitu mutasi personil kantor berupa promosi maupun demosi

a.       Promosi

Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang besar pula.

Manfaat dengan adanya promosi adalah :

d Meningkatkan semangat dangirah karyawan menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan

d Mengembangkan kemampuan karyawan

d Mingisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumberdaya dari dalam perusahaan

d Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

b.      Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah, sehingga wewenang, tanggung jawab, serta pendapatannya pun lebih rendah.

Penurunan jabatan atau demosi terjadi karena beberapa hal, antara lain :

Ø  Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan

Ø  Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan

Ø  Penganruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan),

Ø  Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

Demikian tadi adalah penjelasan saya mengenai mutasi personil kantor dan macam-macamnya semoga informasi yang saya sampaikan tadi dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian J .