Ketika pimpinan akan melakukan perjalanan bisnis kita Sebagai seorang sekretaris tentunya harus mempersiapkan segala keperluan yang nantinya diperlukan oleh pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Mulai dari persiapan transportasi, akomodasi hingga dokumen bahkan daftar perjalanan yang akan dilakukan selama melakukan perjalanan dinas, agar memudahkan pimpinan kita dalam menjalankan tugasnya.

Oleh karena itu disini saya akan membahasnya satu per satu.

Macam-macam Persiapan Perjalanan Bisnis

1.       Persiapan Transportasi

Kita sebagai sekretaris harus mempersiapkan pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas apakah melalui jalur darat, udara, maupun laut. Sekretaris juga harus mempertimbangkan efektif dan efisiennya dari perjalanan yang akan ditempuh oleh pimpinan melalui transportasi yang akan dipilih. 

Karena setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda.

�      Transportasi Darat meliputi :

Mobil dinas/perusahaan, travel, bus, kereta api, taxi, mobil sewa, maupun mobil pribadi.

�      Transportasi Laut menggunakan kapal laut.

�      Transportasi udara menggunakan pesawat terbang.

2.       Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalan bisnis/dinas. Pemesanan tempat yang baik untuk keperluan akomodasi/hotel hendaklah dilakukan dengan teliti, dengan memberika alamat dan nama yang jelas selengkap-lengkapnya, juga nama sekretaris yang memesan beserta nomor teleponnya. Selain itu seorang sektretaris ketika memesankan sebuah kamar untuk pimpinannya terlebih dahulu ia juga harus menanyakan apakah pimpinan membutuhkan fasilitas tententu .

3.       Persiapan Keuangan

Persiapan keuangan adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Pastikan alat pembayaran lainnya yang besifat emergency juga telah dipersiapkan dengan baik untuk perjalan pimpinan, misalnya kartu kerdit, traveller, check dan sebagainya. Sekretaris harus mempersiapkan jauh hari sebelum kebarangkatan pempinan dengan mengajuka permintaan uang muka perjalanan dinas pimpinan kepada bagian keuangan.

Pengajuang uang muka perjalanan dinas biasanya dilakukan 7 hari sampai 10 hari sebelum perjalan dinas dilakukan. Uang muka perjalanan adalah permintaan uang muka pimpinan akan biaya perjalanan yang masih akan dipertanggungjawabkan karena biaya-biaya tersebut masih bersifat sementara, karena masih biasa berkurang maupun bertambah.

Adapun biaya yang diperlukan meliputi :

a.       Biaya tranpotasi (pulang, pergi dan selama tugas dinas)

b.      Biaya akomodasi

c.       Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan

d.      Uang saku

e.      Uang Lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)

f.        Biaya lainnya.

4.       Persiapan dokumen

Maksudnya adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalha yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur, dll.

Jika pimpinan mengadakan perjalanan dinas untuk mengikuti konferensi, seminar, rapat dians dll. Sekretaris sudah harus mengadakan persiapan jauh hari sebelumnya. Persiapan itu berupa materi, naskah, dan bahan yang kan menjadi topic pembicaraan sesuai dengna cara atau agenda yang sudah ditetapkan.

Adapun kegunaan daripada dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

ü  Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya.

ü  Sebagai alat bukti/data suatu keterangan

ü  Melestarikan dokumen dari kemusnahan

ü  Sebagai bahan penelitian

ü  Mengembangkan koleksi dokumen

ü  Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

Sedangkan macam-macam dokumen perjalanan bisnis sendiri dibagi menjadi 2 yaitu Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal

Dokumen Internal :

௲   Surat tugas

௲   Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

௲   Jadwal perjalanan dan peta

௲   Petunjuk akomodasi

௲   Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

Dokumen Eksternal

☻    Passport

Merupakan dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga Negara yang diberi ijin untuk beperigan ke Negara asing. Passport ini diperoleh dari kantor imigran setempat.

☻    Visa

Adalah tanda masuk yang di cap pada lembaran paspor unti mengunjungi suatu Negara dan tinggal dalam waktu tertentu atau ijin tingga di negara asing dalam waktu tertentu. Visa baru diurus bila passport sudah jadi, dan dibuat di kantor kedutaan Negara yang akan dikunjunginya.

☻    Kartu sehat/yellow card

☻    Asuransi KTP dan surat-surat penting lainnya

☻    Fiskal (khusus untuk keluar negeri)

Adalah sesuatu yang berhubungna dengna keuangna terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan di bandara.

☻    Exit permit